Algemene LedenVergadering v.v. ONA

dinsdag 31 augustus 2021

Aanvang: 20.00 uur, kantine vv ONA

Agenda

• Opening door de Voorzitter

1. Om 20:04 opent voorzitter Rinie Perdijk de vergadering. De presentielijst wordt nog geregeld door Denise.
   
   Laatste ALV was op 17 december 2019. Fijn dat iedereen er weer is. Afwezig met afmelding Stef Voordehaak, Aad Goris en John den Hertog.
   
   

• Minuut stilte voor ontvallen leden en donateurs

1. Adrie Romeijn
2. Jack Blom
3. Willem van Eik
   
   

• Mededelingen door de Voorzitter

1. Toetreden bestuur
   Met algemene toestemming worden de volgende leden als bestuurslid voorgedragen:
1. Denise van den Berg als Secretaris
2. Piet Streng als Algemeen Bestuurslid 
3. Majanca Klip als Algemeen Bestuurslid met tevens jeugdzaken in de portefeuille
   
   
2. Aankondiging aparte vergadering over de toekomst van de club. We willen 13 december 2021 een aparte ALV beleggen over het “Zaterdagvoetbal”.
   
   Gaan we op zaterdag voetballen, net als Olympia of Donk overweegt? Of blijven we op de zondag? Dan zijn we redelijk uniek in Gouda. Met de hele club naar zaterdag is erg lastig ivm de ruimte. Of wellicht oudere jeugd naar zondag? Het bestuur weet het zelf niet en zal hiervoor een rondgang doen met de leden van de club.
1. Q: voor 1 oktober opgeven bij KNVB of je overgaat?
2. A: klopt, als je dat doet dan kun je niet meer terug, en dat weten we dus nog niet…
3. Q: misschien wel in overleg treden met KNVB?
4. A: er zijn veel clubs die met die deadline van de KNVB in hun maag
5. Q: hoe doen we dat? Kunnen we alle leden wel bereiken?
6. A: er zijn maar 15 leden zonder e-mailadres, dus ze kunnen bereiken gaat wel lukken
7. Q: we zullen toch wel echt moeten proberen zoveel mogelijk mensen te bereiken? Kunnen we dat beloven?
8. A: het bestuur gaat z’n uiterste best doen om zoveel mogelijk leden te bereiken. We zullen iig een brief opstellen waarin we de voor- en nadelen van de verschillende opties zullen voorleggen.
9. Q: de spelers uit de selectie staan er achter. Er zijn hier echt veel spelers die op zaterdag een extra baan hebben en die kunnen dus niet straffeloos naar zaterdag verhuizen?
10. A: we gaan dat in de discussie meenemen voor de 13e en zullen dat waar kan voorbereiden in de brief. Alle leden die specifieke vragen of opmerkingen hierover hebben kunnen hun standpunt insturen naar “[email protected]” en dan nemen we dat mee voor 13 december.
    
    
3. Jaarverslag Bestuur – van de bestuurstafel
1. Rinie geeft wat voorbeelden van punten die gedaan zijn in de laatste anderhalf jaar - bestuursleden, nieuw hoofdveld, gesprekken met sportpunt, verlichting 2 veld, nieuwe schuren, nieuwe kledingsponsor die shirts gesponsord hebben, andere sponsoren Britsemmer continueert, Jeugd ook extra sponsors, ook bij senioren, alle bordsponsoren hebben een bedankje gekregen met de pasen (doos eieren) met de vraag of ze willen verlengen, begonnen met ClubCollect waarover de penningmeester later nog wat verteld
   
   

• Jubilea

1. We hebben een aardig lijstje met jubilea.
1. Siem de Jong (71 jaar lid)
2. Aad Goris (60 jaar)
3. Peter van der Kleij (60 jaar lid)
4. Willem Dekker (60 jaar lid)
5. Peter Hornis (inmiddels 41 jaar)
6. Paul Vreeburg (41 jaar lid)
7. Jaap van Wilgen (inmiddels 41 jaar lid)
8. Rob van Dam (26 jaar lid)
9. John den Hertog (inmiddels 26 jaar)
10. Rogier Metselaar (inmiddels 26 jaar lid)
11. Manfred Treutmann (25 jaar lid)
12. Pascal van der Kleij (25 jaar)

• Verslag van de laatste ALV

1. LK neemt kort het verslag door. Er wordt toegezegd dat het verslag van de vorige vergadering EN van deze vergadering aan alle leden zal worden toegestuurd voor de bijzondere ALV van 13 december 2021.
   
   
1. Q: Zorg ervoor dat we het verslag kunnen goedkeuren. Dat is wat volgens de statuten moet. Dus vooraf rondsturen en dan goedkeuren
2. A: goed punt, gaan we doen voor de ALV van 13 december
   
   

• Jaarcijfers afgelopen seizoen en verslag met uitleg van de Penningmeester

1. Er was altijd veel storno op de incasso batch. Dat kostte ons echt heel veel tijd. Dus veel handmatig werk, brieven sturen, nabellen enz. Door over te stappen op een incasso systeem (ClubCollect) kunnen we dat manuele proces inkorten. Het ClubCollect systeem heeft als voordeel dat als mensen niet doen wat we vragen, namelijk SMS of e-mail lezen met de incasso gegevens. Op het moment dat leden niet (goed) meedoen dan verzorgt ClubCollect alle incasso en de opvolgende stappen. Op het moment dat leden alle correspondentie negeren en dus niet betalen dan vallen ze uiteindelijk weer terug bij ons met een “niet betaald” status.
   Het systeem werkt het allerbeste als het mobiele telefoonnummer van het lid goed geregistreerd is. Nieuwe mobiele nummers moeten mensen zelf doorgeven.
   Ook voor verhuizingen e.d. is het lid zelf verantwoordelijk.
   Ook voor e-mailadres geldt dat het lid dit zelf goed moet doorgeven.
1. Q: is er nou echt geen mogelijkheid om voor oudere leden dat wat minder digitaal te maken?
2. A: lastig natuurlijk, we gaan steeds meer digitaliseren en daramee heeft iedereen dus te maken. We kunnen dat als club niet tegenhouden. Eens dat dit voor de jongere generatie allemaal eenvoudig is. Ook eens dat we die oudere leden dus wel wat krediet mogen geven. Wie er niet uitkomt kan met ons contact opnemen, dan zorgen wij ervoor dat mensen ook buiten dat digitale circus om hun contributie kunnen betalen op de “oude” manier.
3. Q: ik zag dat ik een boete had gekregen van € 16? Klopt dat?
4. A: als je idd in termijnen gaat betalen dan betaal je idd per maand. Daar komen dan wat extra kosten bovenop.
5. Q: achter wat voor incasso’s moeten we nu achteraan?
6. A: op het dashboard van ClubCollect hebben we kunnen zien dat dit echt op een goede manier uitpakt: we hebben sneller ons geld binnen. Er blijft echter een kern van zo’n 15% die het er doelbewust op aan laten komen en zo laat mogelijk betalen. Dat zullen we de komende weken gaan oppakken. Die leden krijgen een blokkade en kunnen dan dus niet spelen.
7. Q: we hebben dit toch vaker gedaan? En als dit voor de normale leden telt, geldt dit dan ook voor de selectiespelers?
8. A: zo staat het bestuur er ook in. Iedereen bij deze club moet z’n contributie betalen. Dat doen de bestuursleden bijvoorbeeld ook. Als een selectiespeler niet betaald dan speelt die dus ook niet.
9. Q: is het niet handig om voordat je een systeem invoert de mensen die het meeste moeite hebben met zo’n systeem op de hoogte te stellen?
10. A: we hebben dit natuurlijk al vaker op de ALV besproken. De eerste resultaten van deze actie zijn gewoon goed. 
11. Q: Henny van Driel: ik heb hier een stuk van 45 jaar geleden waarin er vanuit het bestuur strenge maatregelen op incasso problemen zijn vastgesteld. Dus dit soort maatregelen zijn er allemaal al! 
12. A:
    
    
1. Verslag Kascontrolecommissie (indien voorhanden)
1. Momenteel nog maar één lid van de kascontrolecommissie (Hugo).
2. We hebben in die commissie eigenlijk drie mensen nodig.

1. Financieel, terugblik, nu en vooruitblik seizoen 
1. Cijfers:
1. Last gehad van Covid natuurlijk, omzet bar met 40K omlaag
2. Toch in 2019/2020 nog 16K winst geboekt
3. Er is een klein aantal contributies dat als oninbaar overblijft. Het afgelopen seizoen iets meer dan € 2.000
4. Qua winst en verlies is het goed gegaan en zijn we als bestuur tevreden daarover. Op de balans staat de investering van 42K voor de LED-verlichting op het tweede veld.
5. De voorraden zijn afgesaneerd. Met name kleding. Dat kost geld. Daar hebben we wat pijn moeten slikken. Maar we staan er nu aanzienlijk beter voor dan met de oude sponsor, is onze verwachting.
6. Van de nog lopende covid-subsidie aanvragen zit er nu nog ongeveer € 8.000 in de wacht. Hopelijk komt dat in oktober.
7. De kledingtransactie met NIKE heeft ons € 13.000 sponsorship opgeleverd. En dat hebben we gebruikt om daarvoor onze leden hun gratis shirt te geven.
2. Zitten veel onzekerheden in. We hebben natuurlijk een dramatisch covid-jaar gehad, maar we hebben toch best goed gedraaid. Het scenario dat nu in de begroting zit gaat er vanuit dat we weer vol kunnen spelen dit jaar. We nemen aan dat we weer op het oude niveau komen wat betreft baromzet (dus rond de € 116.000). Sponsorgelden zien we weer flink stijgen. Dat komt substantieel door Nike. We hebben met betrekking tot de sponsors ze tegemoet gekomen in verband met het covid-jaar. Dus “vouchers” voor de sponsors zodat ze goedkoper uit zijn dit jaar.
3. We verwachten dat we voor Q3 nog wel een kleine subsidie kunnen halen.
4. We hebben goed geïnvesteerd in kleding. Staf, selectie, spelende leden.
5. Kosten KNVB zijn de laatste twee jaar flink omlaag gegaan. Dat is fijn.
6. Electra kosten zijn begroot op basis van de kosten van de jaren daarvoor. Als het goed is zullen we daar zo’n 80% op omlaag gaan. Dat zou dan als het goed is moeten leiden tot een verlaagde rekening en zo een meevaller op de begroting.
1. Q: hoe zit het met sponsoring? Is er nog een sponsorcommissie?
2. A: Nee, momenteel niet. We hebben wel echt interesse voor zo’n commissie. Alleen wie gaat dat doen? We willen voorkomen dat we op dezelfde mensen een beroep blijven doen. Het rekruteren van nieuwe sponsoren kost gewoon tijd. Daar hebben we momentele gewoon te weinig man en vrouwkracht voor. Tot nu toe zijn we er als bestuur nog niet in geslaagd om dit goed binnen de vereniging belegd te krijgen. Het aanbrengen van sponsors is natuurlijk ook iets wat alle leden kunnen doen!
   
   
2. Jaarverslag sectie Jeugd
1. De volgende tekst is ter vergadering door Majanca uitgesproken.
   
   Verslag jeugd seizoen 2020/2021

Het verslag van een bijzonder voetbalseizoen bij de jeugd.

We begonnen vol goede moed! Dankzij de hulp van diverse jeugdspelers (Mitchell Sluyter, Ismaël Madi, Didier Klip, Jordy Rook en Ruben Ernst) wisten we alle teams van trainers te voorzien. We startten het seizoen met 14 teams en halverwege het seizoen werd nog een extra team ingeschreven en we eindigden dus met 15 teams.

De trainingsopkomst was wisselend. Bij veel teams redelijk, maar bij sommige dramatisch. Het was het afgelopen seizoen vooral de kunst om de motivatie erin te houden. Zowel bij de spelers als bij de trainers.

Aan het begin van het seizoen werden drie wedstrijden van het bekerprogramma afgewerkt en werden nog vier competitiewedstrijden gespeeld. Daarna gingen we opnieuw in Lock Down. De trainingen gingen wel gewoon door.

Wel waren er tal van gebeurtenissen waardoor de trainingen tijdelijk niet door konden gaan. In januari kregen we te maken met een Noodverordening wegens onrust in de wijk. Door de avondklok konden we een week niet trainen. Daarna viel er een pak sneeuw waardoor het kunstgras niet gebruikt mocht worden.

In juni hebben diverse teams die nog compleet waren wat wedstrijden voor de Regiocup kunnen spelen.

Om de trainers te ontlasten, hebben we tijdens het seizoen een twaalftal activiteiten voor de jeugd georganiseerd, waarbij ouders zijn ingezet om te helpen (en de trainers indien zij dit zelf wilden). Over het algemeen werd dit bij ouders en kinderen goed ontvangen. Een aantal teams en ouders waren moeilijk te motoveren.

Sinds de laatste ALV hebben we 77 nieuwe jeugdleden mogen verwelkomen, waarvan 67 dit seizoen. 80 zijn er in dezelfde periode gestopt, waarvan 70 dit seizoen. Per saldo hebben we dus 3 jeugdleden verloren.

In het komende seizoen gaan we starten met voorlopig 13 teams. Voor 2 teams is nog geen trainer en deze teams hebben we om deze reden nog niet ingeschreven. Het kan dus zijn dat we afscheid moeten nemen van 20 spelers.

Als alles goed gaat, starten we op 4 september met het bekerprogramma. We hopen op een seizoen met meer voetbal dan het afgelopen jaar, waarbij het mogelijk wordt dat ouders weer langs de lijn kunnen komen aanmoedigen.

1. Jaarverslag sectie Senioren – indien van toepassing – korte toelichting
1. We hebben momenteel geen sectie senioren. Afgelopen week met de leiders van de veteranen en recreanten gesproken. Met de leiders gesproken dat er meer bemoeienis is vanuit de senioren voor de organisatie van hún voetballen. Wie hiervoor wat wil doen bij de senioren wordt met open armen ontvangen.
   
   
2. Jaarverslag Vrijwilligerscommissie
1. De volgende tekst is ter vergadering uitgesproken door Majanca:
   
   Verslag Vrijwilligerscommissie

De registratie van wie wel of geen vrijwilligerstaak of -functie vervult, is best een arbeidsintensieve taak. Je zou graag zien dat alle spelende leden een taak of functie vervullen zodat de lasten zoveel mogelijk worden verdeeld. De laatste jaren blijkt dat steeds meer een utopie en zoeken we iedere keer weer naar DE oplossing.

Op verzoeken om aan te geven wat een ander lid wil doen, krijg je meestal geen reactie en soms zelf een in de trend van ‘wie denk je wel dat je bent, ik betaal om te voetballen en verder ben ik niet van plan om wat te doen’. Het maakt het voor de vrijwilligerscommissie niet altijd leuker op.

Na diverse webinars van Sportlink hebben Lenno en ik het idee opgevat om de Vrijwilligersmodule te gaan hanteren. Je hoeft als club alleen wat taken er in te zetten en wat tijdslots te openen en de leden kunnen vervolgens heel eenvoudig via de Voetbal.nl-app hun keuze voor wat en wanneer inplannen. Vol goede moed hadden we alles vorige zomer ingeregeld en we waren klaar voor de start. Maar toen kwam er weer een lockdown en viel het hele seizoen in het water. Er waren te weinig taken om iedereen wat te laten doen en we besloten om over het afgelopen seizoen geen vrijwilligersbijdrage te innen.

Vanaf de laatste ALV hebben we gelukkig wel wat vrijwilligers aan het kader kunnen toevoegen. Zo kwamen Piet en ik het bestuur ondersteunen en kwamen Sylvia en Debby de archiefcommissie ondersteunen. We hebben een voetbaltechnische commissie opgericht waarin Bas Pijpers, Patrick  Stomphorst, Dian van der Have en good old Willem Dekker hebben plaatsgenomen.

Voor komend seizoen hopen we dat we langer voetballen en dat alle leden hun beste beentje gaan voorzetten. Het inschrijven is inmiddels mogelijk en binnenkort zullen leden hierop worden gewezen. De ouders van de jeugd zijn afgelopen zaterdag tijdens de team-ouder-gesprekken geïnformeerd.

Het is weer de bedoeling dat ieder spelend lid 12 vrijwilligerspunten behaald. Een vrijwilligerspunt staat voor 1 uur vrijwilligerswerk. Als ieder lid 12 uur voor zijn rekening neemt, dan blijft het voor iedereen leuk!

Daarnaast hebben we ons ingeschreven voor de Vrijwilligersproeverij. Op zaterdag 6 november kan iedereen die dit wil langskomen bij ONA om te kijken wat de vrijwilligersfuncties inhouden en of dit welllicht bij iemand aansluit. De Vrijwilligersproeverij is voor leden van ONA maar ook iedereen die nog geen band met ONA heeft. We hopen op deze manier vrijwilligers van buiten aan te trekken.

1. Verslag Werkgroep Archief
1. Henny van Driel doet uitgebreid verslag van de wetenswaardigheden van de Archiefcommissie. Met behulp van enkele nieuw ingestroomde krachten wordt het archief nu conform de eisen die ‘eht streekarchief’ er aan stelt, vastgelegd. Bescheiden die ‘dubbel’ waren zullen straks zowel in het streekarchief als nog bij ONA te vinden zijn.
   
   
2. Rondvraag
1. Q: Aanleggen van zonnepanelen voor energiebesparing?
2. A: wel over gesproken, er zijn subsidiemogelijkheden voor. Wellicht kunnen we dat in gang zetten. We moeten ook een beetje opletten omdat het gebouw natuurlijk niet van ons is.
3. Q: ik mis bij het AD het programma en de uitslagen van ONA 1?
4. A: we hebben momenteel geen leider bij ONA 1 en dat is iemand die dat op zou moeten pakken, dat doorgeven aan het AD van dit soort gegevens.
5. Q: hebben we nu mensen achter de bar die ervaring hebben met bar werkzaamheden en dergelijke? We zullen de nieuwe mensen (als die komen) natuurlijk wel goed moeten begeleiden? Wie doet dat?
6. A: we willen mensen de kans geven om een vrijwilligersfunctie achter de bar in te vullen. We hopen wel dat die persoon dat dan met een ervaren persoon kan doen. Op die manier zouden er meer mensen voor de bar te vinden moeten zijn.
7. Q: ik merk dat er een beetje spanning in de rondvraag kruipt. Dat lijkt me niet handig, kan dat anders? Ik vind de spanning die er af en toe hangt niet plezierig.
8. A: eens, daar zullen we ook aan moeten werken.
9. Q: de staantribune is voor een deel rot. Wat doen we ermee? Kunnen we 1/3e afbreken? Dat is het eerste deel?
10. A: de vergadering stemt en stemt VOOR deels afbreken staantribune
    
    
3. Sluiting met dankwoord door de Voorzitter
1. De voorzitter sluit om 22:01 de vergadering met een drankje