ONA Algemene Ledenvergadering najaar 2019

Aanwezigen

29 stemgerechtigde leden waren aanwezig

Niet aanwezig met afmelding

Één lid heeft zich verontschuldigd.

Niet aanwezig zonder afmelding

432 leden

Agenda

1. Opening door de voorzitter
1. Om stipt 20:00 uur opent de voorzitter de vergadering en heet de aanwezigen welkom.
   
   
2. Minuut stilte voor de ons ontvallen leden
1. In het afgelopen jaar ontvielen ons de volgende leden: (aanvullen)
   
   
3. Mededelingen door de voorzitter

Uitgesproken tekst:

Geachte aanwezigen,

Even een klein woord van de voorzitter waarin ik jullie wil vertellen wat het huidige bestuur bereikt heeft de afgelopen periode.

Op het gebied van onderhoud aan ons complex hebben we een enorme inhaalslag gemaakt met betrekking tot het achterstallig onderhoud. Zo is de boiler vervangen, de trap vernieuwd, de koelcel aangepakt, tribune en opslagruimte langs het veld mooi geschilderd door de werkploeg, de goten en ramen geschilderd, de kleedkamer van de scheidsrechter aangepakt, binnenkozijnen en deuren in de gang opgeknapt, en verder wordt er in het gebouw hier en daar nog het een en ander geschilderd en verbeterd.

Verder zijn er recentelijk onder aanvoering van Barrie, Arie Breedijk en Nouri, weer een aantal mensen opgestaan die bardienst willen draaien, zodat dit er weer wat beter uitziet. Dit neemt niet weg dat er bij de bar nog steeds open plekken zijn die we ook graag ingevuld zien worden.

Maar op het gebied van beleid maken/voeren moeten wij jullie teleurstellen. En dat komt door de onderbezetting waarmee het bestuur kampt. We zijn momenteel met drie man, te weten een jeugdvoorzitter, een penningmeester en voorzitter. Jeroen Kegge, die algemeen lid was met het senioren en vrijdagavond voetbal in zijn pakket, is door een nieuwe functie en de daarbij horende studie per 1-12-2019 gestopt met zijn bestuurstaken.

De jeugdvoorzitter doet naast zijn bestuurstaken als jeugdvoorzitter ook de technische coördinatie nadat Jan Kramp door lichamelijke ongemakken zijn contract heeft ingeleverd.

Lenno, de penningmeester doet natuurlijk de centjes en dat is op zich al een vrije tijdrovende bezigheid, en doet dat naar behoren, maar dat hoort u verder wel in de vergadering.

En dan mijn persoontje, ik spring daar waar nodig zoveel mogelijk bij, en probeer zoveel mogelijk te communiceren met de leden en vrijwilligers om toch nog zoveel mogelijk in goede banen te leiden.

Dus zoals u hoort is het op beleidsniveau niet afdoende, waarbij het volgens mijn bescheiden mening net lijkt of ONA niet bestuurd wil worden. Ondanks dat we veel verzoeken plaatsen, mensen vragen, komen er voor de kaderfunctie’s weinig tot geen mensen bij. Dus eigenlijk kan het zo niet verder, als er niks gebeurt zijn deze 3 mensen binnen no-time ook opgebrand. En als er geen fatsoenlijk kader/bestuur is kan het zomaar gebeuren dat een financiële gezonde club zoals ons aller ONA in zijn voortbestaan wordt bedreigd.

Dus aanwezigen, we zijn allemaal ONA en dat houdt in dat we het ook met z’n allen moeten doen. 

Kortom, we hebben jullie nodig!

1. Jubilarissen
1. Allereerst de KNVB vertegenwoordiger dhr. Goudbeek (die onderschrijft de woorden van de voorzitter) die Jan Oudhof (sinds 1993 actief voor ONA) de zilveren KNVB speld uitreikt. Na het uitreiken wordt door Jan nog gespeecht en benadrukt hij dat hij zolang de gang naar het tweede veld nog lukt bij de trainingen zal zijn – en dat hij met veel plezier nog de verslagen schrijft.
   
   
2. 25 jaar lid
1. Robert Hornes
2. André Klip
3. Richard van Veen
4. Mitch Degenkamp
   
   
3. 50 jaar lid
1. Rob Plomp
2. Jack Blom (niet aanwezig)
3. Adrie Degenkamp
   
   
4. Lid van Verdienste
1. Jerry Nagelhout
2. Toespraak uitgesproken door de voorzitter:

Deze persoon is voorgedragen door verschillende secties in de club. Hij heeft jarenlang gevoetbald in een recreatie elftal op zondag en speelt nu in de vrijdagavond competitie. Hij is nooit te beroerd om een helpende hand toe te steken, zoals hij afgelopen jaar veelvuldig heeft gedaan met jubileum activiteiten.

Hij draait diensten in de zaterdagploeg voor de jeugd, zit in de organisatie van het jaarlijkse snerttoernooi, als we gaan BBQen is hij de eerste die achter het vuur wilt gaan staan, maar bovenal is hij de man die bij ons jaarlijks kerstdiner voor de jeugd het kerstmannenpak aantrekt.

Dus Jerry Nagelhout, na deze opsomming, ik denk dat ik nog wel wat vergeten ben, wil het bestuur van ONA je graag voordragen als “Lid van Verdienste”.

1. Jubileumjaar
1. Verslag door Majanca Klip, als vertegenwoordiger van de jubileumcommissie
2. Zeer intensief jaar, georganiseerd door kleine ploeg, 12 evenementen georganiseerd, veel plezier gehad tijdens de organisatie, was wel veel werk, blij dat het er op zit. Benieuwd naar de cijfers van Lenno. Er is in ieder geval uitgekomen dat de zelfde ploeg de komende jaren de goed geslaagde evenementen blijven organiseren.
3. De vergadering spreekt met ene groot applaus haar dankbaarheid uit voor de jubileumcommissie.
   
   
2. Verslag ALV december 2018
1. Is tot onze spijt (nog) niet gereed. Er wordt gezocht naar een spoedige oplossing.
   
   
3. Jaarcijfers seizoen 2018/2019
1. De penningmeester deelt als eerste de balans uit aan de vergadering
2. De penningmeester delibereert over het belang van finance, maar ook dat dat niet het doel is van de vergadering. Doet een oproep aan de aanwezigen of er mensen zijn die actief met financiële zaken hebben gewerkt in hun beroepsperiode. Dat zijn er enkelen. 

Geeft uitleg over de staat van bezittingen en schulden. De eerste vraag is, hoe staat ONA er bij? Hebben we nog geld op de bank? Kunnen we onze schulden betalen? Hebben we nog eigen vermogen? Legt uit dat je op basis van de liquide middelen (30K) de (kort) lopende schulden kunt betalen (21K). Eigen vermogen is 85K, deel daarvan zit in het pand, ander deel staat op de bank, ander deel van het vermogen zit in de voorraden, zoals kleding en jubileumboeken en gadgets. De voorraaden moeten wel vrij gemaakt worden.
Dit vraagt ook dat we beleid maken: hoe gaan we met onze shop om? Dus de kleding voorraad verkleinen zodat de verkopen hoger zijn dan de inkoop. Daar hebben we ook vrijwilligers voor nodig.
Ander punt zijn de contributies. We hebben als ONA heel veel moeite om zaken betaald te krijgen, wat een sterke wissel trekt op de vrijwilligers. Dat betekent aanmanen, e-mailen, fouten daarin afvangen, telefoonnummers die niet meer geldig zijn, enz. We moeten dan ressorteren naar blokkeren. Onze “storno-tsunami” is echt te groot en levert echt teveel tijdsverlies op.
We willen liever met leuke zaken bezig zijn!

Vraag: maar automatische incasso’s dan?
Antwoord: die worden gestorneerd, een percentage van tussen de 15%-20%. Dat is dus één op de vijf leden, en dat is veel te hoog.

Lenno deelt de V&W rekening uit.
We staan er goed voor, dat vindt de KNVB ook plezierig. Hoe komen we daar?
We hebben nog steeds een goede kaspositie, hoe zijn we daar gekomen? Dat halen we uit de V&W rekening.
Helemaal onderin zien we staan dat we over 2018/2019 4,6K winst hebben gedraaid.
Het jubileum heeft in het oude seizoen meer dan 8/9K winst opgeleverd. De bar opbrengst is 148K, en de marge daarop is ook prima, dat is dik boven de 50%.
De shop heeft ook geld opgebracht, marge was prima, maar we zien zo dat dat in het lopende seizoen omlaag is gegaan.
Op jubileumartikelen hebben we toch het nodige af moeten schrijven, dat is vervelend.
Over 17/18 hadden we 87K, nu 81K en lopende seizoen is het ook omlaag gegaan. Afboeken daarop was vorig jaar 4%, dit seizoen nog 2%.
De overige baten hebben we nog wel wat mogelijkheden, maar dat moet dan verder opgepakt worden, dus controleren, contracten maken, enz. Wordt opgepakt met Hans.
Opbrengsten jubileum zien we staan. Een mooi bedrag van 10K.

Personeelskosten zijn de vrijwilligersbelongingen die we betalen. Is een flinke post van 59K. Voor een deel zijn die kosten vast, en voor een deel zijn ze variabel. Voor het komende seizoen komt dit wel onder druk.

Onderhoud zien we dat onze buffer van 30K van afgelopen jaar op is gegaan, we hebben dit jaar 46K aan onderhoud besteed. Het complex is prima in orde. Daar kunnen we mee door. Wat gaan we nu nog doen? Komende periode gaan we géén groot onderhoud meer doen. Klein onderhoud loopt wel door.

Toelichting op nog wat directe kosten van het jubileum die op het vorige seizoen zijn gedrukt.

Vraag: over contributie, die van mij wordt per kwartaal gedaan. Kinderen met meerdere kinderen storneren misschien omdat ze een te groot bedrag per half jaar moeten betalen? Kan dat per kwartaal? Dat heb ik zelf ook zo geregeld? En hoe zit het met de datum waarop geïncasseerd wordt? Is dat niet handiger om dat precies op hetzelfde moment te doen, bijvoorbeeld 1 januari en 1 juli? Hou daar de kinderbijslagdatums aan?
Antwoord: in goed overleg kunnen we daarvoor veel regelen, we zijn welwillend om daarin mee te denken. Voorkomen dat we stuiten op een rode bankrekening is voor ons ook van belang. Het moment van incasseren kan inderdaad cruciaal zijn. Daar kunnen we toch wellicht iets aan doen.

Vraag: hoe zit het met de shop? Waar is al die voorraad? Er ligt nog niet genoeg om een heel elftal van shirts te voorzien. Er zitten wel gaten in die voorraad, bepaalde maten zijn er niet meer, andere hebben we teveel. Sommigen moeten we wel drie tot vier weken laten wachten op een shirt. En dat levert ook onvrede op.
Antwoord: dat zie je daar aan de kerncijfers, kosten vorig seizoen was 8600 euro, met de voorraad van 15.000 euro. Dat lijkt dan voor twee jaar voorraad te zijn. De truc lijkt te zijn hoe we met minder voorraad toch de winkel kunnen laten draaien.
Hoe we dit het beste moeten laten aansluiten hebben we nu geen antwoord op. Maar we gaan daarover samen zitten om te kijken of we dat kunnen verbeteren.

Vraag: kunnen we niet gaan kopen wat we verkocht hebben? En daarmee de voorraad drukken?
Antwoord: dat hebben we nog niet zo besproken met Sportegro. Maar nemen we mee.

Vraag: ik zie de bijdrage vrijwilligers niet staan op de balans staan?
Antwoord: we missen mankracht die dat uitzoeken, registreren en vervolgens opvolgen zodat we daadwerkelijk kunnen factureren. Er zijn veel gesprekken geweest waarbij inventarisaties zijn uitgevoerd. Alleen dat is nog niet allemaal verwerkt. Het is gewoon een groot pakket om dat in kaart te brengen en op te volgen.
Op dit moment hebben we één vrijwilliger die hier aan trekt, en dat is te weinig. Dus als er iemand is die de coördinatie van dit deel op wil pakken dan heel graag. We hebben gelukkig wel op basis van die eerste inventarisatie een betere barbezetting gekregen.

Vraag: dit zou aan het begin van het seizoen toch ook aan de trainers/leiders meegegeven moeten worden? Daar zijn we toch ook voor?
Antwoord: Klopt, zien we graag gebeuren. Maar we lopen echt tegen belemmeringen aan van verschillende partijen die daar ook een andere zienswijze op hebben.

Vraag: kunnen we niet een mailing rondsturen aan de leden die niets doen en daar een factuur achteraan sturen? Of via de app-groepen dit uitsturen?
Antwoord: dat lijkt een idee dat te overwegen is. Nemen we mee.

1. Lopende seizoen 2019/2020
1. Dit agenda punt is deels besproken bij het vorige.
   
   
2. Verslag kascontrolecommissie

• Jan-Arie Sloof: kort verslag, vragen om digitale versie.
  Toelichting op verlenen van decharge. Dat is afgelopen jaar niet gedaan. De bevindingen van toen zijn toenmalig gemeld. Daar wordt opnieuw op ingegaan.
  Alle verbeteringsvragen van vorig jaar zijn opgevolgd. Conclusie: kennis van zaken is beter verdeeld en gedocumenteerd. Verschillen zijn opgelost. Reserves zijn opgenomen voor het opvangen van storneringen. Tijdige facturatie is geregeld. Kleding is strakker georganiseerd. Administratieve voorzieningen voor tegenslagen zijn georganiseerd. Contracten van trainers en andere vrijwilligers zijn nu wel aanwezig.
  Samenvattend wil de KCC de waardering uitspreken en adviseert de ALV het oude en nieuwe bestuur decharge te verlenen.
  
  De penningmeester: ten aanzien van de continuïteit van de KCC is er een nieuwe KCC nodig. Het seizoen 18/19 is voor JAS de laatste geweest. HE gaat verder, maar wil dat niet alleen doen. We hebben daar een vacature. Aanwezigen gaan daarover nadenken.
  
  De uitgesproken integrale tekst als volgt:
  
  Verklaring Kascommissie vv ONA ALV van Dinsdag 17 December 2019
  
  

Beste leden,

Vorig jaar hebben wij jullie op de ledenvergadering inzicht gegeven in wat een kascontrolecommissie wordt verwacht te doen. Ook hebben wij jullie geïnformeerd dat door allerlei redenen, voornamelijk tijdgebrek, er wat achterstanden waren ontstaan in de financiële administratie en dat er ook jarenlang geen actieve kascontrole bij ONA was geweest.

Vorig jaar hebben wij als kascontrolecommissie echter de bal opgepakt en zijn we intensief naar zowel het proces van administratie als de daadwerkelijke cijfers gaan kijken. Een bijkomend doel was om het oude bestuur formeel decharge te verlenen, een dure term voor vrijstelling van aansprakelijkheid voor het financiële beleid onder hun bewind, dit op basis van de onderliggende financiële stukken zoals een balans, verlies- en winstrekening en specificaties/facturen/bankafschriften etc.

Gezien de moeizame startsituatie is toen in overleg met de penningmeester en het bestuur besloten om te focussen op het boekjaar 2017-2018.  Onze werkzaamheden hebben zich toen ook geconcentreerd op de grote lijnen qua proces, ook al omdat het hier en daar zeer moeilijk was om detailcontroles uit te oefenen.

Dat leidde vorig jaar tot de volgende bevindingen die we ook hier benoemd hebben als verbeteringspunten:

Veel zaken waren niet of onvoldoende gedocumenteerd, maar zaten vooral in het hoofd van Hans, de “oude” penningmeester.

Er was geen goede aansluiting tussen de gerapporteerde contributie-inkomsten  en de ledenadministratie, waarbij er verschillen waren tussen onze eigen analyses en de gerapporteerde cijfers wat betreft p*q, waarbij de p het contributiebedrag is per categorie lid en q de hoeveelheid daarvan per half of heel jaar

Er was niet een fatsoenlijke administratie mbt de sponsoring inkomsten met een te late facturatie en er waren onduidelijke afspraken komen wat de wederzijdse prestaties zijn (ofwel wat moet een sponsor betalen en wat krijgt hij daar voor)

Wij hebben onze zorgen geuit mbt de grote omvang van de kledingvoorraad per 30/6/18 en of dat wel courant was, ofwel er waren met name heel veel shirts en wij vroegen ons af of die later nog wel allemaal aan leden/team verkocht kunnen worden of dat ONA met een incourante voorraad overblijft.  Ook was er geen voorraadopname gedaan, ofwel een vergelijking van de fysieke voorraad versus de administratieve voorraad.

In diverse gevallen waren er voor betaalde vrijwilligersbeloningen aan trainers en vrijwilligers geen contracten aanwezig

Al die benodigde verbeteringsslagen en openstaande vragen en het feit dat diverse detailcontroles nog niet hadden kunnen plaatsvinden heeft ons vorig jaar doen besluiten om op dat moment nog geen formeel decharge te geven.

In 2019 zijn wij met de penningmeesters (inmiddels was Lenno meer op leidende positie gaan zitten met Hans als ondersteuning) en het bestuur aan de slag gegaan om te bekijken wat en hoe dingen zouden kunnen verbeteren. 

De zogeheten voorjaarsledenvergadering van mei-19 is niet doorgegaan vanwege de drukte in verband met het jubileum van onze club. Daarom is besloten om in deze najaarsledenvergadering een update te geven over de situatie van vorig jaar alsmede meteen de cijfers van seizoen 2018-2019 te bekijken.

Dat hebben wij de laatste maanden en met name de laatste weken gedaan en dat heeft geleid tot de volgende conclusies:

Door de overdracht van Hans naar Lenno is kennis van zaken nu beter verdeeld en gedocumenteerd

Er is nu wel aansluiting tussen de gerapporteerde contributie-inkomsten versus de ledenadministratie, tevens zijn er reserves opgenomen voor mogelijk oninbare contributies omdat blijkbaar helaas vele leden het storneren van betaalde contributies plegen toe te passen.

Er is verbetering in het proces van sponsorinkomsten, er is nu wel tijdige facturatie en er is een fatsoenlijke administratie mbt kledingsponsors, voor de bordsponsoring moet nog het nodige gebeuren.

Er heeft nu wel een voorraadtelling plaatsgevonden en er is gekeken naar de grote kledingvoorraad, met als resultaat dat hier voor het risico een administratieve voorziening voor is opgenomen.

Hoewel het meeste van het project jubileum  (met name de wedstrijd tegen oud-Feyenoord) in het lopende seizoen zal worden gerapporteerd is er wel behoorlijk ambitieus ingekocht mbt jubileumproducten zoals de boeken en de gadgets, daar is nog heel veel van over, maar ook hier is administratief al een gedeeltelijke voorziening voor opgenomen.

De meeste contracten voor trainers en vrijwilligers zijn nu op orde

We hebben nu wel een aantal steekproeven kunnen uitvoeren (op het gebied van contributie-inkomsten, kantine-inkopen als sponsorinkomsten) en die hebben het beeld van verbetering voor ons bevestigd

Er zijn nog wel wat verdere verbeteringen te realiseren, maar ten opzichte van vorig jaar is er een duidelijke verbetering van zowel de processen als de financiële administratie zelf te zien.

Samenvattend wil de kascontrolecommissie zijn waardering uitspreken voor het door de penningmeesters verrichte werk, alsmede de verbeteringen die duidelijk zijn gerealiseerd. Er moeten nog wel wat verdere verbeteringen worden gerealiseerd, maar al met al is het beeld duidelijk positief.

Daarmee zijn we gekomen bij onze belangrijkste taak en eindconclusie: De kascommissie adviseert de algemene ledenvergadering dit jaar nu wel om decharge te verlenen aan het oude en inmiddels ook het nieuwe bestuur.

Kascontrolecommissie vv ONA, 

Jan-Arie Sloof

Hugo Ernst

1. Begroting seizoen 2020/2021
1. De penningmeester: we gaan dit seizoen met een klein verliesje afsluiten. Sponsorgelden kunnen beter op orde komen. Entreegelden zien er beter uit. Personeelskosten zitten er bij (61K). Daar zullen we in het komende seizoen strakker naar moeten kijken. De belangrijkste knoppen die we hebben zijn uitgaven op onderhoud en personeelskosten. Daar kunnen we aan draaien.
   
   Vraag: waar is de kost onvoorzien?
   Antwoord: die is er ook, maar is verdeeld onder de andere posten.
   
   Vraag: en wat als we gaan promoveren?
   Antwoord: dat gaat dit seizoen in ieder geval niet meer gebeuren.
   
   
2. Verslag Jeugd
1. Wat losse opmerkingen over het lopende seizoen tot aan vandaag:
2. Vacatures bij de Jeugd
1. Technisch Jeugd Coördinator
2. Coördinator Scheidsrechterzaken
3. Coördinator Pupillen
4. Coördinator Junioren
5. Coördinator Toernooien
6. Recruitment Nieuwe Leden
7. Scheidsrechters, zijn er nu te weinig
8. Mensen met Pedagogische skills voor gerichte trainingen aan de trainers/leiders van de teams
3. Vraag: kunnen we niet beter stoppen met dat prestatie voetbal? Dat lijkt niet altijd goed te gaan?
   Antwoord: is een goede suggestie. Maar hoe doen we dat op de beste manier? Daar hebben we echt nog wel mensen voor nodig om dat anders te organiseren.
   
   
3. Verslag Senioren
1. Jeroen Kegge is gestopt, daarom Rinie: over afgelopen seizoen een korte samenvatting.
   Vraag: is er doorstroom van vaders die bij de senioren gaan spelen? Of is er veel vergrijzing bij de senioren?
   Antwoord: dat is inderdaad wel minder geworden, dus inderdaad veel vergrijzing.
   
   
4. Verslag Vrijwilligerscommissie
1. NK doet daar z’n best, maar om dat goed te kunnen organiseren moeten er echt mensen bij.
   
   
5. Rondvraag
1. Vraag: wordt er nog iets gedaan aan het veld?
   Antwoord: we zijn in gesprek met de wethouder van sport.
   
   Vraag: over de lichtinstallatie, de bedrading is op z’n eind, wat doen we daarmee?
   Antwoord: enkele jaren terug heeft Sport.Gouda aangegeven dat ze bij alle goudse voetbalclubs de lichtmasten terugnemen in het onderhoud. Er is een brief naar de gemeente onderweg met de strekking dat ONA tweede klasse speelt op een veld dat nog niet geschikt zou zijn voor de vijfde klasse. Die reactie moeten we ook afwachten. Als we reactie hebben laten we weten.
   
   Vraag: we zijn weer met een nieuwe ballenactie bezig. Kunnen we dat geld aanwenden voor onderhoud van de gang boven zodat we geen lekkages meer hebben beneden?
   Antwoord: dat gaan we samen bespreken, samen met de onderhoudsclub.
   
   

Om 22:04 sluit de voorzitter de vergadering.